Os benefícios das respostas automáticas do WhatsApp para empresas: um guia completo

Introdução

Na era digital, a eficiência da comunicação entre empresas e seus clientes impacta diretamente a imagem da marca e a satisfação do cliente. O WhatsApp, um dos aplicativos de mensagens instantâneas mais populares do mundo, oferece poderosos recursos de resposta automática para ajudar as empresas a otimizar os processos de comunicação e aumentar a eficiência do engajamento do cliente.

O WhatsApp utiliza redes móveis ou Wi-Fi para enviar mensagens e a porta TCP 5222 para transmissão de dados. O protocolo é o protocolo aberto XMPP.

O WhatsApp exibe a última vez que o usuário foi visto (visível para todos por padrão, com visibilidade personalizável nas versões para iOS e Android) e se o usuário está online. Uma marca de seleção aparece ao lado da mensagem se ela for enviada com sucesso ao servidor. Duas marcas de seleção aparecem no dispositivo do destinatário se a mensagem foi recebida com sucesso, mas isso não significa que a mensagem foi lida. Duas marcas de seleção azuis (marcas de leitura, ativadas por padrão) indicam o status de leitura, mas a versão mais recente do WhatsApp permite que os usuários as ocultem (apenas para conversas, não para conversas em grupo).

O único serviço do WhatsApp que atualmente é cobrado é para médias e grandes empresas enviarem mensagens utilizando o WhatsApp Business API.[51]

Este guia explorará os benefícios do recurso de resposta automática do WhatsApp, detalhando como configurá-lo e fornecendo as melhores práticas para ajudar as empresas a maximizar seu uso e melhorar o atendimento ao cliente.

Principais Benefícios do Recurso de Resposta Automática do WhatsApp

1. Maior Satisfação do Cliente

Respostas instantâneas às mensagens dos clientes melhoram a experiência do cliente e evitam que clientes em potencial se percam devido a longos tempos de espera. As respostas automáticas podem ser usadas para dar boas-vindas a novos clientes, responder a perguntas comuns, informar o horário de funcionamento e muito mais, garantindo que os clientes recebam uma resposta rápida a qualquer momento.

2. Melhoria na eficiência da comunicação

As empresas podem usar o WhatsApp para configurar respostas automáticas e reduzir o tempo gasto com consultas repetitivas manualmente. Por exemplo, empresas de e-commerce podem configurar respostas automáticas para consultas de pedidos, rastreamento de logística, etc., o que melhora significativamente a eficiência operacional.

3. Atendimento 24 horas por dia, 7 dias por semana

Mesmo fora do horário comercial, as respostas automáticas podem garantir que os clientes recebam informações básicas, como horário de atendimento ao cliente, perguntas frequentes, ou sejam direcionados para outros canais de contato, aumentando assim a fidelidade do usuário.

4. Melhorar o profissionalismo da marca

Mensagens de resposta automática padronizadas podem unificar a imagem da marca, fazer com que os clientes sintam o profissionalismo e a consistência da empresa e aumentar a confiança na marca.

5. Melhorar a taxa de conversão

Responder rapidamente às necessidades do cliente pode aumentar a taxa de conversão de clientes em potencial. Por exemplo, as empresas podem configurar respostas automáticas para fornecer informações promocionais, cupons ou recomendações de produtos para promover a conversão de vendas.

Como configurar a função de resposta automática do WhatsApp

1. Configure respostas automáticas pelo WhatsApp Business

O WhatsApp Business oferece uma função de resposta automática fácil de usar que pode ser configurada seguindo os passos abaixo:

(1) Instale e configure o WhatsApp Business

Baixe o aplicativo WhatsApp Business

Registre e configure as informações comerciais, como nome da empresa, endereço, horário de funcionamento, etc.WhatsApp Web

(2) Configure uma mensagem de boas-vindas

A mensagem de boas-vindas é enviada automaticamente quando você interage com um cliente pela primeira vez. Abra o aplicativo WhatsApp Business

Acesse "Configurações" > "Ferramentas Comerciais" > "Mensagem de Boas-Vindas"

Digite o conteúdo da resposta automática, por exemplo: "Olá, obrigado por entrar em contato com [Nome da Empresa]! Responderemos à sua mensagem o mais breve possível."

(3) Configure a resposta automática offline

Aplicável a respostas automáticas fora do horário comercial ou quando o atendimento ao cliente estiver ocupado.Login do WhatsApp Web

Acesse “Configurações” > “Ferramentas Comerciais” > “Mensagem de Ausência”

Digite a mensagem de ausência, por exemplo: “Olá, nosso atendimento ao cliente está offline no momento. Nosso horário comercial é de segunda a sexta, das 9h às 18h. Você pode deixar uma mensagem e responderemos o mais breve possível.”

(4) Defina respostas rápidas

Aplicável para responder a perguntas comuns, como “prazo de entrega” e “política de devolução”.

Acesse “Configurações” > “Ferramentas Comerciais” > “Respostas Rápidas”

Adicione uma resposta predefinida, por exemplo:

Palavra-chave: prazo de entrega

Resposta: “Seu pedido será entregue em 3 a 5 dias úteis.”

Melhores práticas para respostas automáticas do WhatsApp

1. Respostas automáticas personalizadas

Evite respostas padrão rígidas. Use o nome do cliente, cumprimentos personalizados, etc. de forma adequada para que ele se sinta acolhido e cuidado. Por exemplo:

"Olá [Nome do Cliente], agradecemos o seu interesse em nossos produtos! Como posso ajudar?"

2. Forneça orientações claras

Respostas automatizadas devem fornecer os próximos passos claros, como clicar em um link, ligar para um representante de atendimento ao cliente ou entrar em contato com um representante de atendimento ao cliente pessoalmente. Por exemplo:

"Olá, você pode visitar nosso site oficial para obter mais informações sobre o produto: [Link]"

3. Integrar com Chatbots de IA

Para consultas de clientes em larga escala, chatbots de IA podem ser integrados para alcançar um fluxo de conversa mais inteligente, por exemplo:

"Por favor, informe-nos qual o tipo de problema que você tem:

Consulta de Pedido

Devoluções e Reembolsos

Outros Problemas"

4. Mudar para o Atendimento ao Cliente Presencial quando apropriado

Respostas automatizadas podem resolver problemas comuns, mas perguntas complexas ainda exigem atendimento humano. Recomenda-se oferecer uma opção de atendimento ao cliente presencial, por exemplo:

"Se precisar de atendimento ao cliente presencial, responda 'presencial'."

5. Integre com Estratégias de Marketing

As respostas automáticas do WhatsApp podem ser usadas em campanhas de marketing, como o WhatsApp Web.

Envie um código de desconto por tempo limitado:

"Obrigado pela sua consulta! Pedidos feitos esta semana recebem 10% de desconto com o código 'SALE10'."

Divulgue informações sobre o novo produto:

"Nosso novo produto já está disponível! Confira agora: [link do produto]"

Cenários de Aplicação para Respostas Automáticas do WhatsApp

1. Suporte ao Cliente

As empresas podem configurar respostas automáticas para lidar com perguntas comuns dos clientes, como dúvidas sobre pedidos e instruções de produtos.

2. Agendamentos e Reservas

Clínicas, salões de beleza, academias, etc., podem usar as respostas automáticas do WhatsApp para confirmar agendamentos.

"Obrigado pela sua consulta. Seu horário é 15 de março de 2024, às 14h."

3. E-commerce

Empresas de e-commerce podem usar respostas automáticas para gerenciar consultas de pedidos, rastreamento logístico e muito mais.

"Seu pedido [número do pedido] foi enviado e a previsão de chegada é de 3 a 5 dias."

4. Feedback e Pesquisas

As empresas podem usar respostas automáticas para convidar os clientes a responderem a pesquisas de satisfação.

"Conte-nos sobre sua experiência: [link da pesquisa]"

Conclusão

As respostas automáticas do WhatsApp são uma ferramenta eficaz para as empresas otimizarem a comunicação com os clientes e melhorarem a qualidade do serviço. Ao configurar as respostas automáticas corretamente, combinadas com tecnologia de IA e estratégias de comunicação personalizadas, as empresas podem aumentar a satisfação do cliente, fortalecer a confiança na marca e impulsionar as taxas de conversão de vendas.

Domine as melhores práticas de respostas automáticas do WhatsApp para tornar sua empresa mais competitiva na era digital!